すべての会議を、担当者付きのクリーンなアクションアイテムリストに変換

Zeroが会議の文字起こしを読み、担当者と期限付きのアクションアイテムを抽出し、適切なSlackチャンネルやタスクトラッカーに投稿します。

Zeroの接続先:

アクションアイテムが抜け落ちてしまう理由

どの会議もアクションアイテムを生みますが、そのほとんどは追跡されません。会議が終わると、みんな自分のデスクに戻り、Caseyが今週引き受けた3つのことは記憶の中だけに残ります。1週間後には誰が何を担当していたか誰も覚えておらず、次の会議は「どこまで話したっけ？」から始まります。Meeting Action Itemsは、ステップを増やさずにこれを解決します。Zeroが会議の文字起こしを読み、担当者と期限付きでアクションアイテムを抽出し、適切なSlackチャンネルかタスクトラッカーに投稿します。全員が同じリストを持って部屋を出ます。

Zeroに会議のアクションアイテム抽出を依頼する方法

@Zero カレンダー上の録画付き会議ごとに、アクションアイテムを抽出して。担当者、言及された場合は期限、元の発言引用を含めて。該当するプロジェクトのSlackチャンネルにリストを投稿して。

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Zeroが会議をトラッキング可能な仕事に変える流れ

Zeroが会議の文字起こしを読む

Zeroが会議ツールから文字起こしを取得するか、Slackに投稿されたメモを読みます。文字起こしが利用できない場合は、メモや録画リンクからも作業できます。

Zeroが担当者と期限付きでアクションアイテムを抽出

各アクションアイテムについて、Zeroが担当者、コミット内容、期限を記録します。担当者がいないアイテムはフラグが立ち、誰かが引き取れるようになります。

Zeroが構造化されたリストを然るべき場所に投稿

抽出されたアイテムは、プロジェクトのSlackチャンネル、Notionの会議メモ、タスクトラッカーなど、然るべき場所に届きます。各担当者は自分のアイテムを確認でき、チーム全体もリスト全体を把握できます。

タスクへのルーティング、担当者なしのエスカレーション、週次ロールアップ

タスクにルーティング

アクションアイテムごとに、自動でトラッカーにタスクを作成します。

@Zero 今後はアクションアイテムごとにLinearタスクを作成して、担当者にアサインして期限をデッドラインに設定して。

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担当者なしをエスカレーション

会議終了時に、担当者未設定のアクションアイテムを表面化します。

@Zero 各会議のサマリー末尾で、担当者のないアクションアイテムにフラグを立てて、プロジェクトリードに@メンションしてアサインしてもらって。

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週次ロールアップ

週内の全会議で抽出された全アクションアイテムをサマリーします。

@Zero 毎週金曜16時に、今週の会議で抽出した全アクションアイテムのサマリーを担当者別に投稿して。

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必要な連携：カレンダー、Slack、Notion

Calendar

Google Calendar。Zeroが会議を探し、関連するメモや文字起こしを取得します。読み取り権限が必要です。

必須

Slack

Slack。Zeroがアクションアイテムリストを該当チャンネルに投稿し、担当者には各自の個別リストをDMします。チャンネルとDMへの書き込み権限が必要です。

必須

Notion

Notion。Zeroが会議メモにアクションアイテムをログするので、履歴を検索できます。書き込み権限が必要です。

必須

会議フォロースルーのベストプラクティス

●アクションアイテムは会議中にフル文で書きましょう。「Caseyが金曜までにXを決定する」のほうが、「Casey：Xを決定」より明確です。Zeroはどちらでも処理できますが、入力がクリーンなら出力もクリーンになります。

●意思決定とアクションアイテムは分けましょう。意思決定はDocument Decisionsへ、アクションアイテムは担当者へ。混ぜると両方が薄まります。

●会議が終わる前に抽出リストをレビューしましょう。30秒のレビューで、1週間生き残ってしまう誤アサインを拾えます。