Ekstrak Action Item Rapat Secara Otomatis

Zero membaca transkrip rapat, mengekstrak action item beserta pemilik dan tenggat, dan mempostingnya ke kanal Slack yang tepat atau pelacak tugas Anda.

Zero terhubung ke:

Apa yang Zero berikan

Ekstrak Action Item Rapat Secara Otomatis — sample output from Zero — screenshot 1

Apa masalahnya

Setiap rapat menghasilkan action item. Hampir tidak ada yang terlacak. Rapat berakhir, orang kembali ke meja mereka, dan tiga hal yang Casey setujui untuk ditangani minggu ini hanya hidup dalam ingatan. Sepekan kemudian tidak ada yang ingat siapa memiliki apa, dan rapat berikutnya dimulai dengan 'sampai mana tadi kita?' Meeting Action Items memperbaiki ini tanpa menambah langkah. Zero membaca transkrip rapat, mengekstrak action item beserta pemilik dan tenggatnya, dan mempostingnya ke kanal Slack yang tepat atau pelacak tugas Anda. Semua orang keluar dengan daftar yang sama.

Bagaimana Zero memperbaikinya

Langkah 1: Hubungkan alat Anda

Calendar

Wajib

Google Calendar. Zero menemukan rapat Anda dan menarik catatan atau transkrip terkait rapat. Akses baca diperlukan.

Hubungkan

Slack

Wajib

Slack. Zero memposting daftar action item ke kanal yang relevan dan men-DM pemilik daftar item pribadi mereka. Akses tulis kanal dan DM diperlukan.

Hubungkan

Notion

Wajib

Notion. Zero mencatat action item ke catatan rapat Anda agar riwayatnya dapat dicari. Akses tulis diperlukan.

Hubungkan

Langkah 2: Tanya Zero

@Zero setelah setiap rapat yang direkam di kalender saya, ekstrak action item. Sertakan pemilik, tenggat jika disebut, dan kutipan aslinya. Posting daftarnya di kanal Slack proyek yang relevan.

coba

Zero membaca transkrip rapat

Zero menarik transkrip dari alat rapat Anda atau membaca catatan yang Anda taruh di Slack. Jika transkrip tidak tersedia, Zero bisa bekerja dari catatan atau tautan rekaman.

Zero mengekstrak action item beserta pemilik dan tenggat

Untuk setiap action item, Zero menangkap siapa pemiliknya, apa yang mereka komitmenkan, dan kapan tenggatnya. Item tanpa pemilik ditandai agar seseorang bisa mengklaimnya.

Zero memposting daftar terstruktur ke tempat yang semestinya

Item yang diekstrak mendarat di tempat yang tepat: kanal Slack proyek, catatan rapat Notion Anda, atau pelacak tugas Anda. Pemilik melihat item mereka sendiri; seluruh tim melihat daftar lengkap.

Langkah 3: Lanjutkan lebih jauh

Arahkan ke tugas

Buat tugas otomatis di pelacak Anda untuk setiap action item.

@Zero mulai sekarang, buat tugas Linear untuk setiap action item, ditugaskan ke pemiliknya dengan tenggat sebagai deadline.

coba

Eskalasi item tanpa pemilik

Tampilkan action item yang tidak punya pemilik di akhir rapat.

@Zero di akhir setiap ringkasan rapat, tandai action item apa pun tanpa pemilik dan @-mention pemimpin proyek untuk menugaskan satu.

coba

Rangkum mingguan

Ringkas semua action item yang ditangkap dari rapat setiap minggu.

@Zero setiap Jumat pukul 4 sore, posting ringkasan semua action item yang ditangkap dari rapat minggu ini, dikelompokkan berdasarkan pemilik.

coba

Tips untuk hasil yang lebih baik

●Tulis action item sebagai kalimat utuh selama rapat. 'Casey akan memutuskan X paling lambat Jumat' lebih jelas daripada 'Casey: putuskan X'. Zero menangani keduanya, tetapi input bersih berarti output bersih.

●Pisahkan keputusan dari action item. Keputusan masuk ke Document Decisions; action item masuk ke pemiliknya. Mencampurnya melemahkan keduanya.

●Tinjau daftar yang diekstrak sebelum rapat berakhir. Tiga puluh detik tinjauan menangkap salah atribusi yang jika tidak akan bertahan seminggu.